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Diferencias entre una fotocopia compulsada y una “copia auténtica”

Es común confundir un documento compulsado con una copia auténtica, pero existen diferencias muy importantes:

Una copia auténtica sí que garantiza la autenticidad del documento original. Las copias auténticas tienen la misma validez que los documentos originales, por lo que podemos utilizarlas como si se tratase de ellos.
Estas copias se solicitan siempre al organismo que emitió el documento oficial.
Hasta hace menos de 1 año, para ciertos trámites era necesario autentificar o compulsar documentos al trasladarse entre países de la Unión Europea. En junio de 2016, el Parlamento Europeo aprobó un reglamento con el fin de reducir costes y trámites a quienes tengan que presentar documentos oficiales en otro país de la UE. De esta forma, un documento público (certificado de nacimiento, matrimonio, etc) emitido en España tiene que ser aceptado como auténtico en otro país de la UE.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que entró en vigor en octubre de 2016, trata de poner fin a todas las exigencias de fotocopias compulsadas en las administraciones públicas. A través del concepto de copia auténtica, regulado en el art. 27 y 28, se libera al ciudadano de la obligación de presentar documentos que hayan sido elaborados por otras administraciones públicas, siempre y cuando el propio ciudadano no se haya negado a que se compartan y recaben dichos documentos o ya los haya entregado con anterioridad.

Ejemplo: A la hora de solicitar una beca al Ministerio de Educación, no se podrá solicitar al ciudadano que aporte su declaración de la renta del año anterior cuando él ha prestado su consentimiento al acceso electrónico de dicha información de la Agencia Tributaria.

El Código Seguro de Verificación (CSV) sustituye a la compulsa

Hoy en día ya existen muchos documentos oficiales electrónicos y la finalidad de la ley 39/2015 su total implantación. Uno de los mecanismos utilizados es el llamado Código Seguro de Verificación (CSV), un sistema que incluye en la parte de abajo del documento, o en un lateral, un código formado por números y letras. Con ese código, se puede acceder a la página web del organismo que lo ha emitido (por ejemplo el SEPE, la Agencia Tributaria, Seguridad Social, etc) y tras introducir el código en un formulario, se comprueba online si el documento que se ha entregado es igual que el original.

En estos casos no hace falta copia compulsada, ya que a través de Internet y desde la web oficial del emisor, se puede verificar la autenticidad del documento.